Power Automate の自動タスクで CData API Server およびSmartsheet ADO.NET Provider を使う

加藤龍彦
加藤龍彦
デジタルマーケティング
コンタクト先へのE メール送信、SNS へのポスト、CRM やERP の同期などを自動化します。



Power Automate (旧Microsoft Flow) は、オンプレやクラウドの複数のシステムからのデータを含むタスクを自動化することができます。CData API Server を使用すると、ユーザーはPower Automate のSmartsheet トリガーに基づくアクションのネイティブな作成が可能になります。API Server は、Power Automate などのSaaS アプリケーションを、OData やSwagger などのデータアクセス標準を通じてSmartsheet とシームレスに統合できます。この記事では、Power Automate のウィザードとSmartsheet API Server を使い、検索条件に一致するエンティティであるトリガーを作成し、結果に基づいて電子メールを送信する方法を示します。

Smartsheet データ連携について

CData は、Smartsheet のライブデータにアクセスし、統合するための最も簡単な方法を提供します。お客様は CData の接続機能を以下の目的で使用しています：

  • 添付ファイル、カラム、コメント、ディスカッションの読み取りと書き込みができます。
  • 個々のセルのデータを表示したり、セルの履歴をレポートしたりできます。
  • 添付ファイルの削除やダウンロード、シートの作成・コピー・削除・移動、行の別のシートへの移動やコピーなど、Smartsheet 固有のアクションを実行できます。

ユーザーは、Tableau、Crystal Reports、Excel などの分析ツールと Smartsheet を統合しています。また、当社のツールを活用して Smartsheet データをデータベースやデータウェアハウスにレプリケートしているお客様もいます。


はじめに


API Server の設定

以下のリンクからAPI Server の無償トライアルをスタートしたら、セキュアなSmartsheet OpenAPI サービスを作成していきましょう。

Smartsheet への接続

Power Automate からSmartsheet のデータを操作するには、まずSmartsheet への接続を作成・設定します。

  1. API Server にログインして、「Connections」をクリック、さらに「接続を追加」をクリックします。 接続を追加
  2. 「接続を追加」をクリックして、データソースがAPI Server に事前にインストールされている場合は、一覧から「Smartsheet」を選択します。
  3. 事前にインストールされていない場合は、コネクタを追加していきます。コネクタ追加の手順は以下の記事にまとめてありますので、ご確認ください。
    CData コネクタの追加方法はこちら >>
  4. それでは、Smartsheet への接続設定を行っていきましょう！ 接続設定

  5. 個人用トークンを使用して、自分のデータをテストし、アクセスします。個人用トークンを取得する方法は次のとおりです。

    • Smartsheet にログインします。
    • 「アカウント」をクリックして「個人用の設定」を選択します。
    • 「API アクセス」をクリックし、フォームを使用して新しいアクセストークンを生成するか、既存のアクセストークンを管理します。

    その後、OAuthAccessToken を生成したトークンに設定します。

  6. 接続情報の入力が完了したら、「保存およびテスト」をクリックします。

個人用トークンを使用して、自分のデータをテストし、アクセスします。個人用トークンを取得する方法は次のとおりです。

  • Smartsheet にログインします。
  • 「アカウント」をクリックして「個人用の設定」を選択します。
  • 「API アクセス」をクリックし、フォームを使用して新しいアクセストークンを生成するか、既存のアクセストークンを管理します。

その後、OAuthAccessToken を生成したトークンに設定します。

API Server のユーザー設定

次に、API Server 経由でSmartsheet にアクセスするユーザーを作成します。「Users」ページでユーザーを追加・設定できます。やってみましょう。

  1. 「Users」ページで ユーザーを追加をクリックすると、「ユーザーを追加」ポップアップが開きます。
  2. 次に、「ロール」、「ユーザー名」、「権限」プロパティを設定し、「ユーザーを追加」をクリックします。
  3. その後、ユーザーの認証トークンが生成されます。各ユーザーの認証トークンとその他の情報は「Users」ページで確認できます。

Smartsheet 用のAPI エンドポイントの作成

ユーザーを作成したら、Smartsheet のデータ用のAPI エンドポイントを作成していきます。

  1. まず、「API」ページに移動し、 「 テーブルを追加」をクリックします。
  2. アクセスしたい接続を選択し、次へをクリックします。
  3. 接続を選択した状態で、各テーブルを選択して確認をクリックすることでエンドポイントを作成します。

OpenAPI のエンドポイントを取得

以上でSmartsheet への接続を設定してユーザーを作成し、API Server でSmartsheet データのAPI を追加しました。これで、OpenAPI 形式のSmartsheet データをREST API で利用できます。API Server の「API」ページから、API のエンドポイントを表示およびコピーできます。

個人用トークンを使用して、自分のデータをテストし、アクセスします。個人用トークンを取得する方法は次のとおりです。

  • Smartsheet にログインします。
  • 「アカウント」をクリックして「個人用の設定」を選択します。
  • 「API アクセス」をクリックし、フォームを使用して新しいアクセストークンを生成するか、既存のアクセストークンを管理します。

その後、OAuthAccessToken を生成したトークンに設定します。

また、CORS を有効にし、［Settings］->［Server］ページで次のセクションを定義する必要があります。［*］なしですべてのドメインを許可するオプションを選択することもできます。

  1. Access-Control-Allow-Origin:［*］の値に設定するか、接続を許可するドメインを指定します。
  2. Access-Control-Allow-Methods:値を［GET,PUT,POST,OPTIONS］に設定します。
  3. Access-Control-Allow-Headers:［x-ms-client-request-id, authorization, content-type］に設定します。

簡単にするために、API ユーザーの認証トークンをURL で渡すことができます。データディレクトリにあるsettings.cfg ファイルの［Application］セクションに設定を追加する必要があります。Windows でこれは、アプリケーションルートのapp_data サブフォルダにあたります。Java エディションでは、データディレクトリの場所はオペレーティングシステムによって異なります。

  1. Windows:C:\ProgramData\CData
  2. Unix or Mac OS X: ~/cdata 
[Application]
AllowAuthtokenInURL = true

Smartsheet のデータをPower Automate に追加する

組み込みのHTTP + Swagger コネクタを使用し、ウィザードを使用してSmartsheet プロセスフローを設計できます。

  1. ［Power Automate］で、［My Flows］->［Create from Blank］をクリックします。
  2. ［Recurrence］アクションを選択し、電子メールを送信する時間間隔を選択します。この記事では、［1日］にします。
  3. Swagger を検索してHTTP + Swagger アクションを追加します。
  4. Swagger メタデータドキュメントのURL を入力します。 
    https://MySite:MyPort/api.rsc/@MyAuthtoken/$oas
  5. ［Return Sheet_Event_Plan_Budget］操作を選択します。

  6. Smartsheet を取得するためのOData クエリを作成します。この記事では、$filter ボックスで次のOData フィルタ形式を定義します。

    Assigned eq 'Ana Trujilo'

    サポートされているOData のフィルタリングと例の詳細については、API Server のヘルプドキュメントを参照してください。

The wizard to build the OData query.(Salesforce is shown.)

アクションをトリガー

これで、プロセスフローでSheet_Event_Plan_Budget エンティティを操作できます。以下のステップに従って、自動メールを送信します。

  1. メール送信アクションであるSMTP を追加します。
  2. SMTP サーバーのアドレスと資格情報を入力し、接続に名前を付けます。サーバーでサポートされている場合には、必ず暗号化を有効にしてください。
  3. メッセージのヘッダーと本文を入力します。これらのボックスにSmartsheet カラムを追加できます。 An email to be populated with results from an OData query.(Salesforce is shown.)

おわりに

この記事では、CData API Server を使用して、Power Automate からSmartsheet データにアクセスする方法を説明しました。これにより、ビジネスプロセスを自動化し、効率を向上させることができます。API Server の設定やユーザー管理、OpenAPI エンドポイントの作成など、さまざまなステップを経て、最終的にPower Automate でのデータ操作が可能になります。

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